การส่งเสริมการเข้าถึงแบบเปิด: มหาวิทยาลัย

จาก Thailand Science and Technology Wikipedia

มหาวิทยาลัยเป็นสถาบันการศึกษาขนาดใหญ่ ที่ประกอบด้วยคณาจารย์ นักวิจัย นักวิชาการ นักศึกษา บุคลากรที่มีความรู้ความสามารถ เป็นบ่อเกิดแห่งองค์ความรู้ที่สำคัญในการสร้างสรรค์และการต่อยอดงานวิจัยที่มีคุณภาพ งานวิจัยและผลงานทางวิชาการส่วนใหญ่จะเกิดขึ้นจากนักวิชาการ นักวิจัยรวมถึงคณาจารย์ในมหาวิทยาลัย แต่การสร้างสรรค์ผลงานทางวิชาการเหล่านั้นต้องได้รับการสนับสนุนทั้งทุนค่าใช้จ่ายในการจัดทำ แหล่งทรัพยากรสารสนเทศ และการตีพิมพ์เผยแพร่ ดังนั้น OA จึงเป็นทางเลือกที่นำมาพิจารณาในการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการต่างๆ โดยมหาวิทยาลัยควรจัดหาแหล่งสำหรับเผยแพร่ผลงานทางวิชาการเป็นเอกสาร OA และไม่ควรจำกัดสิทธิการเข้าถึงหรือการนำผลงานทางวิชาการของคณาจารย์ นักวิชาการ นักวิจัย หรือสิ่งพิมพ์ของมหาวิทยาลัยในการเผยแพร่เป็น OA นอกจากนั้นการเผยแพร่เอกสาร OA ยังเป็นส่วนสนับสนุนถึงความเป็นผู้นำทางด้านวิชาการและส่งเสริมองค์ความรู้สู่ชุมชน ทั้งนี้ทางมหาวิทยาลัยควรเป็นผู้สนับสนุนค่าธรรมเนียมการตีพิมพ์บทความ ค่าประเมินและตรวจสอบบทความและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะต้องอาศัยความร่วมมือจากฝ่ายต่าง ๆ ดังนี้
1. คณาจารย์/ผู้เขียน (Faculty/Author) ซึ่งเป็นผู้สร้างผลงานทางวิชาการ ผลงานวิจัย สามารถช่วยเผยแพร่และส่งเสริม OA คือ

1.1 ทำความเข้าใจเกี่ยวกับนโยบายการกำหนดค่าใช้จ่ายการตีพิมพ์บทความลงในวารสาร

1.2 นำบทความหรือผลงานวิจัยตีพิมพ์ในวารสารที่มีการกำหนดราคาอย่างสมเหตุสมผลหรือตีพิมพ์ในวารสารที่เป็น OA

1.3 ผู้เขียนควรสอบถามสำนักพิมพ์ถึงนโยบายการคงสิทธิในผลงานของตนที่ได้จัดทำเป็น OA เช่น เจรจาต่อรองกับสำนักพิมพ์เพื่อ 1) รักษาสิทธิและโอนเฉพาะสิทธิในการตีพิมพ์ครั้งแรกและแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น หรือ 2) โอนลิขสิทธิ์ให้สำนักพิมพ์ แต่ขอนำเอา postprint เก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน ซึ่งสำนักพิมพ์เชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่จะให้ผู้เขียนโอนลิขสิทธิ์ แต่บางรายชื่อจะยืดหยุ่น ถ้าได้โอนลิขสิทธิ์ให้แก่สำนักพิมพ์แล้วร้อยละ 80 ของสำนักพิมพ์ยินยอมให้เก็บ postprint แต่บางสำนักพิมพ์ต้องขออนุญาตเพราะไม่ยินยอมให้เก็บ ผู้เขียนควรสอบถามถึงการเก็บเมตาดาทา (Metadata) ของบทความเพื่อเผยแพร่สู่สาธารณชน เพื่อที่ผู้อ่านสามารถอ้างถึงและติดตามอ่านได้ ในกรณีที่ยังไม่ได้โอนลิขสิทธิ์ให้แก่สำนักพิมพ์ ให้สอบถามถึงการรักษาสิทธิ แต่ถ้าสำนักพิมพ์ไม่ให้รักษาลิขสิทธิ์ ให้สอบถามถึงสิทธิอย่างน้อยที่สุดในการเก็บ postprint หรือถ้าสำนักพิมพ์ไม่ให้คงสิทธิในการเก็บ postprint ให้สอบถามถึงการนำ postprint ให้บริการเผยแพร่บนเว็บไซต์ส่วนตัวหรือจัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันที่เกี่ยวข้องกับงานวิจัยนั้นๆ โดยทั่วไปแล้ว ผู้เขียนสามารถนำบทความหรือเอกสารฉบับเต็มจัดเก็บในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันและเลือกประเภทของการเข้าถึงว่าจะให้ “เข้าถึงแบบสถาบัน (Institutional access)” หรือ “เข้าถึงแบบสาธารณะ (open access)” ทั้งนี้ส่วนใหญ่ผู้เขียนจะเลือกให้เข้าถึงแบบสถาบันมากกว่าแบบสาธารณะเพราะอย่างน้อยจะทำให้ผู้ร่วมงานหรือนักศึกษาสามารถเข้าถึงบทความได้ทันทีที่บทความนั้นได้รับการเผยแพร่

1.4 ข้อดีของการจัดเก็บ postprint และให้เผยแพร่เป็น OA คือ การเข้าถึงกลุ่มเป้าหมายกลุ่มใหญ่ ซึ่งส่งผลให้จำนวนการอ้างถึงและการเข้าใช้เพิ่มสูงขึ้น จากงานวิจัยของ Steven Harnad, (2010) ซึ่งเป็นนักวิจัยของมหาวิทยาลัย Southhamton และ Mantreal ชี้ให้เห็นว่าบทความฉบับเต็มในวารสารชื่อเดียวกัน ปีเดียวกันแต่เผยแพร่เป็น OA ได้รับการอ้างถึงมากกว่าบทความเชิงพาณิชย์ ดังภาพที่ 1

จากภาพแสดงให้เห็นว่าสาขาวิชาวิทยาศาสตร์มีเอกสาร OA ทางด้านฟิสิกส์ที่มีการอ้างถึงมากที่สุด สาขาวิชามนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์พบว่าเอกสาร OA ทางด้านกฎหมายมีการอ้างถึงมากเป็นอันดับ
หนึ่ง และการอ้างถึงทางด้านอื่นๆของทั้งสองสาขาวิชาจะมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องเช่นกัน

1.5 จัดเก็บ preprint และ postprint ในรูปแบบเอกสาร OA ที่จัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน ถ้าหากว่าสถาบันยังไม่ได้จัดทำคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน ผู้เขียนหรือบรรณารักษ์และนักสารสนเทศควรเป็นผู้จัดทำ

1.6 ผู้เขียนควรนำบทความวิจัยเผยแพร่ใน OAJ โดยตรวจสอบรายชื่อวารสารที่สามารถนำบทความเผยแพร่แบบสาธารณะได้ที่ Directory of Open Access (DOAJ) :http://www.doaj.org/doaj

1.7 ควรเจรจาต่อรองกับสำนักพิมพ์เชิงพาณิชย์ ในการนำบทความวารสารที่ไม่ได้จัดทำเป็น OA นำมาเปลี่ยนรูปแบบการให้บริการเป็น OA หรือเรียกว่า Walker-Prosser Method1 ยกตัวอย่าง

เช่น บทความที่เขียนโดย Thomas Walker เกือบทุกบทความได้รับการเสนอให้นำมาทำเป็นรูปแบบ OA นอกจากนั้นผลงานต่างๆของ Thomas Walker ก็นำมาให้บริการแบบ OA และบทความของ David Prosser ซึ่งเป็นผู้บริหารของSPARC แห่งยุโรป บทความเหล่านั้นถูกนำมาปรับปรุงใหม่ให้มีความทันสมัยมากขึ้นและนำเผยแพร่เป็น OA

1.8 ถ้าผู้เขียนเป็นบรรณาธิการของสำนักพิมพ์เชิงพาณิชย์ ให้พยายามอภิปรายในกลุ่มหรือสนับสนุนสำนักพิมพ์เกี่ยวกับการปรับเปลี่ยนรูปแบบสิ่งตีพิมพ์เป็นแบบ OA ให้ผู้เขียนเก็บรักษาสิทธิ์ ปัจจุบัน

มีวารสารเชิงพาณิชย์ที่เปลี่ยนเป็น OA ยกตัวอย่างเช่น สำนักพิมพ์ Medknow Publications เป็นสำนักพิมพ์ที่ตีพิมพ์วารสารทางด้านวิทยาศาสตร์การแพทย์ในเชิงพาณิชย์ ต่อมาได้ในปี 2005
Dr’ D K Sahu ดำรงตำแหน่งเป็นประธานฝ่ายบริหารจัดการและเป็นผู้สนับสนุนเงินทุนได้ปรับเปลี่ยนการจัดทำวารสารที่ชื่อ Journal of Postgraduate Medicine ให้บริการเผยแพร่เป็น OAJ และพบว่ามีผู้เข้าชมและการดาวน์ โหลดบทความเพิ่มขึ้น ดังรูปที่ 2

1.9 เมื่อสมัครรับทุนวิจัย ให้สอบถามกองทุนถึงค่าใช้จ่ายสำหรับกระบวนการจัดทำ OA ซึ่งกองทุนส่วนมากจะเตรียมพร้อมสำหรับค่าใช้จ่ายในส่วนนี้อยู่แล้ว

1.10 อาสาสมัครร่วมเข้าเป็นคณะกรรมการของมหาวิทยาลัยในการประเมินอาจารย์เพื่อเลื่อนขั้นและดำรงตำแหน่ง การบรรจุเป็นลูกจ้างประจำ ควรตรวจสอบว่าคณะกรรมการมีการกำหนดเกณฑ์ที่ยุติธรรม ที่จะไม่ทำให้อาจารย์ต้องเสียผลประโยชน์ในการตีพิมพ์ OAJ และควรปรับเกณฑ์ประเมินต่างๆ เพื่อเป็นสิ่งกระตุ้นให้อาจารย์นำเสนอบทความในรูปแบบ OA

1.11 ทำงานร่วมกับผู้บริหารเพื่อกำหนดนโยบายแบบกว้างๆ ของมหาวิทยาลัย ในการส่งเสริม OA ผู้เขียนควรแนะนำให้ความรู้เพิ่มเติมแก่ผู้บริหาร หากผู้บริหารไม่เข้าใจเกี่ยวกับ OA และควรมีการกำหนดนโยบายที่ส่งเสริมให้คณาจารย์ นักวิจัยนำผลงานทางวิชาการมาจัดเก็บไว้ในคลังเก็บเอกสารของสถาบันด้วย

1.12 ทำงานร่วมกับสมาคมผู้เชี่ยวชาญทางด้าน OA เพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับ OA ให้มากขึ้น เชิญชวนองค์กรต่างๆ เพื่อจัดทำวารสารขององค์กรให้เผยแพร่เป็น OA และสนับสนุนการจัดเก็บ eprint แบบ OA โดยจัดหมวดหมู่ตามสาขาวิชา

1.13 หากผู้เขียนทำงานในด้าน Biomedicine และได้รับทุนของ NIH ให้ปฏิบัติตามกฎการจัดเก็บสิ่งพิมพ์ตามมาตรฐานกองทุนวิจัย NIH ที่ว่า เมื่อทำงานวิจัยเสร็จแล้วให้นำผลงานเหล่านั้นไปตีพิมพ์ใน PubMed Central (PMC) และมอบอำนาจให้ PMC ทำการเผยแพร่บทความ ผลงานวิจัยสู่สาธารณะชนทันที

1.14 ผู้เขียนที่เป็นอาจารย์ควรให้การศึกษาเกี่ยวกับ OA แก่นักศึกษารุ่นต่อไป จะทำให้นักศึกษา นักวิจัยรุ่นใหม่ๆ มีความเข้าใจเกี่ยวกับ OA มากขึ้น หรือแนะนำ OA ให้แก่นักศึกษา ผู้ร่วมงาน รวมถึงผู้บริหาร

1.15 ติดตามข่าวสาร ความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับ OA ที่สำนักพิมพ์หรืองค์กรที่ต่างๆได้จัดทำอยู่เสมอ เพื่อให้ทราบการเปลี่ยนแปลงและนำไปปรับปรุงงานวิจัยของตนเองให้มีความทันสมัยมากขึ้น เช่น RoMEO Sherpa จะให้บริการ RoMEO news ซึ่งข่าวสารเกี่ยวกับ OA ว่ามีบทความของสาขาวิชาใดบ้างที่เผยแพร่ วารสารเชิงพาณิชย์ฉบับใดที่ได้รับการเปลี่ยนเป็น OA หรือสำนักพิมพ์ใดที่กำลังจะให้บริการ OA ฯลฯ นอกจาก RoMEO News แล้วยังมี Open Acecess News ที่ Peter Suber เป็นผู้จัดทำให้บริการข่าวสาร ความเคลื่อนไหวต่างๆ เกี่ยวกับ OA Open Access Now ของ BioMed Central European Open Access News จัดทำโดย Digital Repositories Infrastructure Vision for European Research (DRIVER)

RoMEO News เป็นบริการจากสำนักพิมพ์ RoMEO SHERPA ที่ให้บริการข่าวเกี่ยวกับความเคลื่อนไหวต่างๆ ของสำนักพิมพ์ เช่น สำนักพิมพ์ได้จัดทำฐานข้อมูลวารสารใหม่ มีตัวเลือกภาษาโปรตุเกต

สำหรับคนโปรตุเกตและคนที่เข้าใจภาษาโปรตุเกต
2. ผู้ตรวจสอบ (Reviewers) ซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบผลงานทางวิชาการก่อนที่จะส่งให้สำนักพิมพ์ ทำให้ผลงานเหล่านั้นมีความถูกต้อง และน่าเชื่อถือมากขึ้น ผู้ตรวจสอบควรสนับสนุน OA ดังนี้

2.1 ตกลงและยอมรับการเชิญให้ไปเป็นผู้ตรวจสอบและบทความ OAJ

2.2 พยายามปฏิเสธเมื่อได้รับการเชิญให้ประเมินบทความวารสารที่มีราคาสูงเกินไป

3. บรรณารักษ์และนักสารสนเทศ (Librarians/Informationist) เป็นกลุ่มคนที่สำคัญในการส่งเสริม OA เพราะบรรณารักษ์และนักสารสนเทศเป็นเสมือนสื่อกลางระหว่างผู้ใช้กับการเข้าถึงสารสนเทศ เป็นผู้จัดหาทรัพยากรสารสนเทศต่างๆ มาบริการแก่ผู้ใช้และตรงความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด ในขณะเดียวกันสิ่งพิมพ์เหล่านั้นก็มีการปรับราคาสูงขึ้นแต่ห้องสมุดและสถาบันสารสนเทศได้รับงบประมาณเท่าเดิม จึงทำให้บรรณารักษ์และนักสารสนเทศต้องหาแนวทางการแก้ไข เพื่อสามารถจัดหาทรัพยากรสารสนเทศมาให้บริการแก่ผู้ใช้และประหยัดงบประมาณของห้องสมุด ดังนั้นบรรณารักษ์และนักสารสนเทศสามารถช่วยส่งเสริม OA คือ

3.1 ศึกษาธุรกิจการพิมพ์ของสำนักพิมพ์ต่างๆที่เปลี่ยนไปเมื่อมีการเข้ามาของ OA รวมถึงผลกระทบต่อการสื่อสารทางวิชาการ เพื่อจะนำมาประกอบการตัดสินใจเลือกสำนักพิมพ์ในการตีพิมพ์บทความ

3.2 พยายามปฏิเสธข้อเสนอต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับผลประโยชน์ทางด้านฐานข้อมูล รวมถึงวารสารที่มีราคาสูง และควรแจ้งให้ประชาคมทราบเกี่ยวกับเหตุผลที่เลิกบอกรับ นอกจากนั้นบรรณารักษ์และนักสารสนเทศควรจะนำเสนอภาวะหรือวิกฤตการสื่อสารทางวิชาการให้แก่คณาจารย์ ผู้บริหาร คณะกรรมการห้องสมุด ภาควิชาทราบ และชี้ถึงเหตุผลที่ควรจะนำ OA มาเป็นแนวทางในการแก้ไข ปัญหาและอุปสรรคเหล่านั้น

3.3 เมื่อมีการจัดทำผลงานทางวิชาการเป็น OA แล้ว บรรณารักษ์และนักสารสนเทศควรจัดทำคลังเก็บเอกสารของสถาบัน ที่ใช้มาตรฐานการจัดเก็บแบบยั่งยืน หรือ“OAI-PMH” ซึ่งเป็นมาตรฐานการจัดเก็บเมทาดาทา ทำให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นข้ามคลังเก็บเอกสารของสถาบันที่ใช้มาตรฐานเดียวกันนี้ได้โดยไม่จำเป็นต้องเข้าไปเยี่ยมชมหรือสืบค้นคลังเหล่านี้มาก่อน ซึ่งการใช้โปรโตคอลนี้สามารถทำให้บทความเหล่านี้ถูกสืบค้นเพิ่มขึ้น และทำให้ค่า Citation ของบทความเพิ่มขึ้นตามไปด้วย

3.3.1 โดยมาตรฐานการจัดเก็บแบบยั่งยืนนั้นจะเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมรหัสเปิด เช่น Eprints, DSpace, CDSware, และ FEDORA ยกตัวอย่างการใช้ เช่น Cornel University ใช้โปรแกรมรหัสเปิด FODERA หรือ CERN ใช้ CDSware University of Southhamton ใช้ eprints.org สำนักพิมพ์ BioMed Central ใช้ DSpace สำนักพิมพ์ ProQuest และ Bepress ให้บริการ Digital Commons เพื่อเป็นแนวทางในการจัดทำคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันให้แก่บรรณารักษ์โดยไม่ต้องใช้บริการองค์กรที่แสวงผลกำไร

3.3.2 ในการจัดทำจัดคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันสามารถค้นหาข้อมูลในการจัดทำได้ที่ SPARC Institutional Repository Checklist & Resources Guide จะเป็นแนวทางและให้ภาพรวมเกี่ยวกับประเภทเนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศที่สามารถนำมาจัดเก็บในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน

3.3.3 เลือกใช้โปรแกรมรหัสเปิดที่มีทางเลือกสำหรับจัดทำ Open URL ของ googlebot/GoogleSpider , OAI-PMH และ Ambed เข้าไปติดตามจัดเก็บการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน เพื่อให้สามารถเผยแพร่แก่ผู้ใช้ได้รวดเร็วขึ้น เปิดให้โปรแกรมจัดเก็บข้อมูลของ spider ของ search engine ตัวอื่นๆ เข้ามาเก็บความเคลื่อนไหวหรือการเปลี่ยนแปลงและทำสำเนาข้อมูลหน้าเว็บไซต์ของเนื้อหางานวิจัยที่จัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน เพื่อนำไปทำดรรชนีสืบค้น ซึ่งผู้เขียนควรตรวจสอบว่าบทความ/ผลงานนั้นได้ถูกนำไปทำดรรชนีโดย Google Scholar (GS) ถ้าพบว่า ยังไม่ได้นำไปทำดรรชนี ให้สำนักพิมพ์ประสานงานกับ GS เพื่อดำเนินการเหล่านั้น หรือถ้าผู้เขียนจัดเก็บผลงานทางวิชาการไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันแล้วแต่ยังไม่ได้นำไปจัดทำดรรชนี ควรลงทะเบียนแจ้งความจำนงทันที

3.4 ถ้าเป็นไปได้บรรณารักษ์อาจจะจัดทำรายการ OAJ ใน OPAC ของห้องสมุด เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงแบบ One-stop-service ที่สามารถค้นหาทรัพยากรสารสนเทศแบบไม่ตีพิมพ์ได้เหมือนกับค้นหาทรัพยากรสารสนเทศที่เป็นสิ่งพิมพ์ ซึ่ง DOAJ เปิดให้บริการดาวน์โหลดเมทาดาทาของวารสารโดยไม่คิดค่าบริการ ถ้ามีการบอกรับหรือจัดหาวารสารฉบับใหม่หรือรายชื่อมาให้บริการผู้ใช้ บรรณารักษ์และนักสารสนเทศไม่จำเป็นต้องจัดทำรายการบรรณานุกรมของวารสารเอง สามารถดาวน์โหลดมาจัดเก็บไว้ใน OPAC ทำให้ประหยัดเวลา และผู้ใช้สามารถสืบค้นได้ทั้งวารสาร หนังสือ ภายในฐานข้อมูลเดียวกัน

3.5 จัดทำ OAJ ในสาขาวิชาต่างๆ ที่มหาวิทยาลัยมีการเปิดการเรียนการสอน และนำไปเผยแพร่ในคลังจัดเก็บเอกสารเฉพาะสาขาวิชา (Disciplinary Repositories) ซึ่งได้แก่ SPARC , PLoS ด้านวิทยาศาสตร์, BioMed Central ด้านการแพทย์ เป็นต้น

เป็นสำนักพิมพ์ของมหาวิทยาลัยมิชิแกน ได้ตั้งปณิธานในการตีพิมพ์วารสารว่า “แก้ไขโดยนักปรัชญา ตีพิมพ์โดยบรรณารักษ์ ให้ผู้ใช้เข้าถึงแบบไม่มีเงื่อนไข” เนื่องจากบรรณาธิการจะเป็นอาจารย์ผู้ทรงคุณวุฒิเปรียบเสมือนเป็นนักปรัชญาและผู้ตีพิมพ์จะเป็นบรรณารักษ์ บุคคลเหล่านี้พร้อมที่จะทำหน้าที่ในการสนับสนุนสำนักพิมพ์ Philosopher’s Imprint ในการจัดทำ OA journal โดยที่ไม่จำเป็นต้องเก็บค่าธรรมเนียมสำหรับกระบวนการจัดทำ

3.6 สร้างฐานข้อมูลดรรชนีออนไลน์ เพื่อชี้แหล่งของ OA แต่ละสาขาวิชา

3.7 ช่วยเหลืออาจารย์ในการนำผลงานวิจัยหรือบทความจัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน เนื่องจากอาจารย์ส่วนใหญ่ไม่มีเวลา งานยุ่งหรือมีปัญหาที่จะใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ หรือบางคนยังอาจจะยังไม่มีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับ OA ต้องการคำแนะนำและศึกษาเพิ่มเติม บรรณารักษ์ควรเป็นฝ่ายให้คำแนะนำและแนวทางแก่อาจารย์ นอกจากนั้นบรรณารักษ์ควรทำการเผยแพร่แนวคิดในการจัดทำ OA และไปพบปะอาจารย์แผนกต่างๆ เพื่อช่วยจัดเก็บเอกสาร ผลงานทางวิชาการของเหล่าอาจารย์ไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบัน ยกตัวอย่างเช่น University of St. Andrews บรรณารักษ์จะให้อาจารย์ส่งบทความหรือผลงานของตนเองมาทางอีเมล์ หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่ห้องสมุดจะดำเนินการเก็บผลงานเหล่านั้นไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของสถาบันให้ (St Andrews University Library, 2009)

3.8 แนะนำ OA ให้เป็นที่รู้จักแก่มหาวิทยาลัยอื่นๆ โดยอาจจะใช้วิธีบริการดรรชนี SPARC ที่ได้จัดทำบริการดรรชนีและสาระสังเขปในสาขาวิชาต่างๆทางด้านวิทยาศาสตร์ไว้ให้ ได้แก่ สาขาวิชาทางด้านการเกษตร (AGRICOLA) สาขาวิชาทางด้านชีววิทยา (Biosis Previews) สาขาวิชาทางด้านเคมี (Chemical Abstracts) สาขาวิชาวิทยาศาสตร์ (ISI® Web of Science) และ สาขาการแพทย์ (PubMed)

3.9 จัดทำเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ทำการอนุรักษ์เอกสารและ OA ให้แก่องค์กรต่างๆ ด้วย เช่น องค์กรไม่แสวงผลกำไร มูลนิธิ กองทุน พิพิธภัณฑ์ แกลอรี และห้องสมุด พร้อมทั้งชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ข้อดีของ OA แก่ชุมชนหรือสมาคมอื่นๆ ที่ไม่ใช่สมาคมทางการศึกษาที่อยู่บริเวณรอบๆ มหาวิทยาลัยโดยเฉพาะองค์กรหรือสมาคมที่ไม่แสวงหาผลกำไร

3.10 จัดทำบรรณนิทัศน์ให้แก่บทความและหนังสือ เนื่องจากเอกสารที่เป็น OA จำเป็นที่จะต้องทำบรรณนิทัศน์ เพื่อเป็นประโยชน์สำหรับผู้ใช้ ทำให้สามารถทราบเรื่องราวหรือเนื้อหาของหนังสือหรือบทความได้อย่างรวดเร็ว และนำไปสู่การค้นคว้าที่กว้างขวางและลึกซึ้งยิ่งขึ้น ดังนั้นบรรณารักษ์และนักสารสนเทศจึงควรช่วยคณาจารย์ในการจัดทำหรือจัดบริการการทำบรรณนิทัศน์ให้แก่องค์กรไม่แสวงหาผลกำไร

3.11 บรรณารักษ์ส่งเสริมให้ผู้ใช้บริการพิจารณาคุณภาพของวารสาร บทความ หรือผู้เขียนบทความ จากหน่วยวัดต่าง ๆ เช่น พิจารณาคุณภาพของวารสารจากค่า Jouranl Impact Factor พิจารณาคุณภาพของบทความจาก Article Level Metrics และพิจารณาคุณภาพของผู้เขียนจาก H-index หรือ G-index เป็นต้น ซึ่งจะมีข้อดีคือผู้ใช้สามารถนำไปประกอบการตัดสินใจในการเลือกใช้และการอ้างถึงบทความ

3.12 เข้าร่วม SPARC ซึ่งเป็นองค์กรส่งเสริม OA เพื่อทำให้การดำเนินงานต่างๆ ที่เกี่ยวกับ OA ของสถาบันของตนมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4. ผู้บริหาร (Administrators) เป็นบุคคลที่มีความสำคัญมากในการช่วยกำหนดนโยบายเพื่อส่งเสริมการจัดทำเอกสารขององค์กร ผลงานวิชาการต่างๆ ในรูปแบบ OA เนื่องจากอำนาจในการตัดสินใจส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับผู้บริหาร ทั้งนี้ผู้บริหารต้องมีภาวะความเป็นผู้นำที่จะเชิญชวนให้บุคลากรในองค์กรหรือหน่วยงานในสังกัดเห็นคุณค่าและความสำคัญของการใช้แหล่งสารสนเทศ ที่เป็นแบบ OA และชี้ให้เห็นถึงประโยชน์ของ OA ที่จะทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร บทบาทของผู้บริหารในการส่งเสริม OA จึงจำแนกได้ดังต่อไปนี้

4.1 กำหนดนโยบายที่ส่งเสริมให้คณาจารย์นำผลงานวิจัยหรือบทความของตนจัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บสารสนเทศของสถาบัน เช่น ผู้บริหารอาจจะกำหนดนโยบายให้อาจารย์หรือนักวิจัยนำผลงานของตนเองที่จัดทำเป็น OA มาประกอบการพิจารณาการเลื่อนตำแหน่ง การเลื่อนขั้นหรือการบรรจุเป็นลูกจ้างประจำ

4.2 ในมหาวิทยาลัยควรดำเนินการสนับสนุนงบประมาณในการจัดทำ OA ให้แก่บรรณารักษ์หรือนักสารสนเทศฝ่ายดิจิทัล เนื่องจากบรรณารักษ์หรือนักสารสนเทศจะเป็นฝ่ายช่วยคณาจารย์หรือผู้เขียนในการนำผลงานอันเก่าที่ไม่ได้ถูกใช้งานหรือผลงานที่มีอยู่แล้วมาจัดทำเป็นรูป แบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วจัดเก็บไว้ในคลังจัดเก็บเอกสารของมหาวิทยาลัยพร้อมทั้งจัดทำเมทาดาทาที่เกี่ยวข้องกันบทความหรือผลงานดังกล่าว เพื่อเพิ่มความสามารถในการค้นหา

4.3 กำหนดนโยบายที่ส่งเสริมให้คณาจารย์คงสิทธิในรูปแบบต่างๆ คือ 1)โอนลิขสิทธิ์เฉพาะการตีพิมพ์ครั้งแรกและสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ให้สำนักพิมพ์เท่านั้น หรือ 2) โอนลิขสิทธิ์ให้ แต่ให้รักษาสิทธิการจัดเก็บเอกสารที่เป็น postprint ทั้งนี้ SPARC และสัญญาอนุญาต Creative common ได้พัฒนา Author’s Addendum1 เพื่อให้ผู้เขียนสามารถเพิ่มข้อตกลงเกี่ยวกับการโอนลิขสิทธิ์ให้แก่สำนักพิมพ์ ซึ่ง Author’s Addendum มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้เขียนเก็บรักษาสิทธิ์ที่ในการมอบอำนาจแก่ OA นอกจากนั้นยังมีสำนักพิมพ์และองค์กรต่างๆ ที่ได้จัดทำ Author’s Addendum ขึ้นมาเพื่อเป็นข้อต่อรองและผลประโยชน์แก่ผู้เขียน ยกตัวอย่างเช่น สมาคมกฎหมายแห่งสหรัฐอเมริกา (The Association of America Law School)2 มหาวิทยาลัยมิชิแกน (Michigan University)3 ก็ได้พัฒนารูปแบบข้อตกลงระหว่างผู้เขียนกับสำนักพิมพ์เช่นเดียวกัน

4.4 กำหนดนโยบายสำหรับอาจารย์หรือนักวิจัยที่ไม่ได้รับการสนับสนุนค่าใช้จ่ายในการจ่ายค่าธรรมเนียมการส่งบทความตีพิมพ์ใน OAJ จากผู้ให้ทุนวิจัย โดยทางมหาวิทยาลัยจะเป็นผู้สนับสนุนค่าธรรมเนียมการตีพิมพ์แทนแต่อาจมีเงื่อนไขบางประการ เช่น ในกรณีที่มหาวิทยาลัยจะสนับสนุนค่าธรรมเนียมได้ ก็ต่อเมื่อผู้ให้ทุนยื่นความจำนงว่าจะไม่สนับสนุนค่าธรรมเนียมเท่านั้น

4.5 กำหนดนโยบายให้มีการนำวรรณกรรมทางวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานการค้นคว้าอิสระ รายงานการประชุมของมหาวิทยาลัย มาเผยแพร่แบบ OA เช่น Australian Digital Theses program (ADT) http://adt.caul.edu.au/ ซึ่งเป็นฐานข้อมูลเผยแพร่งานวิจัยฉบับเต็ม มีวัตถุประสงค์เพื่อทำให้การเข้าถึงสารสนเทศที่เป็นงานวิจัยเพิ่มขึ้นและส่งเสริมงานวิจัยของออสเตรเลียสู่สากล ADT program จึงถูกจัดขึ้นโดยนักศึกษาปริญญาโทของมหาวิทยาลัยในประเทศออสเตรเลีย 7 แห่งประกอบด้วย University of New South Wales, University of Melbourne , University of Queensland , University of Sydney , Australian National University , Curtin University of Technology และ Griffith University โดยเป็นโครงการที่จัดตั้งขึ้นสำหรับเผยแพร่ผลงานวิจัยฉบับเต็มให้แก่บุคคลทั่วไป นอกจากนั้นยังสามารถจัดเก็บผลงานวิจัย เพื่อเป็นประโยชน์ในการทำวิจัยแก่นักศึกษาต่อไป ADT program ใช้มาตรฐานการจัดเก็บเมทาดาทาของ Dublin core Metadata ในการอธิบายเนื้อหาของผลงานวิจัย สถาบันที่สนใจสามารถสมัครสมาชิกได้โดยกรอกแบบฟอร์มได้ที่เว็บไซต์ของ http://adt.caul.edu.au/memberinformation/howtojoin ซึ่งปัจจุบันมีสถาบันต่างๆทั่วโลกจำนวน 42 แห่ง เข้าร่วมเป็นสมาชิก และสถาบันเหล่านั้นอนุญาตให้เข้าไปสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศของสถาบันตนเองผ่านการสืบค้นของ ADT program ได้เช่นกัน ทำให้การเผยแพร่ผลงานวิจัยกว้างขวางมากยิ่งขึ้น (Council of Australian University Librarian, 2010)

4.6 กำหนดนโยบายให้นำวารสารทั้งหมดที่จัดพิมพ์โดยมหาวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัยเป็นเจ้าของให้บริการเป็น OAJ

5. นักศึกษา (Students) นักศึกษาสามารถช่วยส่งเสริมการเข้าถึงเอกสารแบบเปิดสาธารณะได้ ดังนี้

5.1 ช่วยปรับปรุงหรือพัฒนาซอฟต์แวร์รหัสเปิด (Opensource software) เพื่อเป็นเครื่องมือสำหรับการจัดทำ OA

5.2 แนะนำหรือเผยแพร่การใช้ OA ให้แก่เพื่อน เครือข่ายต่างๆ หรือใช้ช่องทางแบบเป็นทางการเช่น สภานักเรียนนักศึกษาในการช่วยประชาสัมพันธ์

5.3 ช่วยเข้าใช้แหล่งข้อมูลที่อาจารย์หรือสถาบันได้จัดทำเป็น OA ยกตัวอย่างเช่น Massachusetts Institute of Technology (MIT)4 ได้กำหนด ให้นักศึกษาสามารถช่วยส่งเสริม OA ได้ดังนี้

ในฐานะผู้ใช้

5.3.1 วิเคราะห์และประเมินสารสนเทศ

5.3.2 เรียนรู้การใช้เครื่องมือที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยในสาขาวิชาของตน และนำไปใช้ให้เกิดประสิทธิผล

5.3.3 นำสารสนเทศไปใช้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย เคารพสิทธิของผู้เขียน

5.3.4 ห้องสมุดควรจัดบริการช่วยเหลือนักศึกษาในการแนะแหล่งการอ้างถึงสารสนเทศ และหลีกเลี้ยงการคัดลอกผลงานวิจัยโดยไม่ได้อ้างถึง

ในฐานะผู้เขียน เมื่อนักศึกษาที่จะเป็นผู้ทำผลงานวิจัยหรือเป็นนักวิชาการต่อไปในอนาคต จำเป็นต้องทราบวิธีการเผยแพร่ การตีพิมพ์ OA โดย

5.3.5 เมื่อเข้าใช้เอกสารหรือผลงานวิจัยต่างๆ ต้องทราบเกี่ยวกับกฎหมายทางด้านลิขสิทธิ์ ทรัพย์สินทางปัญญา

5.3.6 เรียนรู้วิธีการวัดคุณภาพผลงานทางวิชาการ

5.3.7 ปรึกษาหารือกับอาจารย์ที่ปรึกษาเกี่ยวกับช่องทางการตีพิมพ์ และพิจารณาให้รอบคอบก่อนการตีพิมพ์